U modernom poslovnom svetu dobra organizacija i upravljanje vremenom čine pola uspeha. Ako želite da ostanete fokusirani i završite sve svoje zadatke na vreme, potrebno je da napravite dobar plan obaveza i održite produktivnost na visokom nivou.

Sasvim je izvesno da dobro organizovani ljudi lakše i sigurnije napreduju u karijeri. U zavisnosti od toga kakav je vaš stil rada, koji su vam prioriteti i radni zadaci, postoji nekoliko opcija za organizovanje koji vam mogu pomoći da briljirate.

Od nekih dostupnih metoda i tehnika možete imati višestruku korist. Primera radi, postavljanje ciljeva pomaže da se disciplinujete i odredite prioritete i na drugim životnim poljima. Reklamni materijali kao što su notesi korisni su za izgradnju veštine upravljanja vremenom, a mogu poslužiti i kao sjajan alat za promociju vašeg poslovanja. Kada nosite personalizovani rokovnik ili agendu sa sobom uvek ćete biti u toku sa svim svojim obavezama i ujedno reklamirati firmu u kojoj radite.

Na koje sve načine možete da povećate svoju produktivnost na poslu i tako postignete bolje rezultate? Pročitajte.

Postavljanje ciljeva – baza dobre poslovne organizacije

Ostvarljivi ciljevi mogu vam pomoći da ostanete fokusirani i produktivni. Kada postavite određene ciljeve, podelite ih na korake sa vremenskim ograničenjima, mnogo je lakše da organizujete svoj rad. Ovo je naročito važno za velike projekte s kojima se hvatate ukoštac.

Umesto stresa i prekoračenih rokova, dovoljno je da podelite svaki veći radni zadatak na manje kojima je jednostavnije upravljati. Primera radi, kada planirate marketinšku kampanju, organizujte je u fazama. Ukoliko želite da promovišete poslovanje kroz fotografiju, značiće vam kvalitetne slike proizvodnje u firmi, tj. industrijske fotografije. Za to je potrebno angažovati profesionalne fotografe, organizovati radnike i samo fotografisanje. Potom sledi plasiranje fotografija na društvenim mrežama itd.

Da biste ovako kompleksan zadatak realizovali do kraja, kreirajte dugoročne i kratkoročne ciljeve, upišite sve u kalendar ili agendu i držite se svog plana.

Praćenje napretka – koraci do sigurnog uspeha

Da biste bili sigurni da ćete sve zacrtane ciljeve ostvariti u realnom vremenu, odnosno u periodu koji ste odredili, važno je da pratite svoj napredak. Pored toga što pomaže da ne “odlutate” od prioriteta, praćenje napretka pomaže i da prepoznate svoje navike i vreme kada ste najproduktivniji.

Možda ćete primetiti da ste najefikasniji ujutro ili na početku radne nedelje. U tom slučaju, ovo vreme ćete ubuduće posvetiti najvažnijim zadacima. Takođe, od velike pomoći će biti kada znate koliko sati vam treba da odradite neku obavezu ili pređete fazu projekta.

Planer kao glavni alat organizacije

Obavezno pravite dnevni raspored obaveza u planeru ili agenda. Zapisivanje dnevnih ciljeva i zadataka, ali i kreiranje dnevnog plana predstavlja odličan način da procenite svoju produktivnost i bolje se organizujete. Kada koristite planer, zapišite određene događaje i njihove detalje tokom dana, nedelja i meseci. Ova strategija vas obaveštava o tome koje sastanke i termine imate u rasporedu. Veća je verovatnoća da ćete onda ispuniti svoje ciljeve i zapamtiti određene događaje.

Agende mogu imati deo za dnevno, sedmično i mesečno planiranje, a na vama je da razmislite koja vrsta rokovnika bi najviše odgovarala vama i vašem poslu.

Takođe, ne treba zaboraviti ni marketinšku moć personalizovanih planera. Ako koristite na svakom poslovnom sastanku rokovnik ili notes sa štampom, vi zapravo nosite pokretnu reklamu sa sobom. Možete tražiti da se na korice agende odštampa logotip i naziv kompanije ili pak slogan. Na ovaj način imate dvostruke benefite od korišćenja planera – i dobru organizaciju i vrhunski marketing!

Liste obaveza – za održavanje produktivnosti tokom dana

Liste obaveza su jednostavan, ali veoma efikasan metod za održavanje produktivnosti na zavidnom nivou tokom radnog dana. Na spisak najpre stavite one najvažnije zadatke koje želite obaviti. Pokušajte da organizujete posao na osnovu hitnosti, tj. da najpre završite one obaveze koje su hitne i bitne.

Ukoliko imate poteškoća da ostanete motivisani, korišćenje olovaka u različitim bojama ili samolepljivih podsetnika može biti korisno. Primera radi, plavom hemijskom olovkom možete da beležite termine sastanaka, crvenom označite hitne obaveze, zelenom sve one radne zadatke koje možete odložiti i za naredni dan, itd.

Uklanjanje ometača – “raščišćen” put do postignuća

Mnogo je lakše koncentrisati se na rad tokom dužeg perioda u organizovanom radnom prostoru. Kada ograničite smetnje, zadržavate fokus na svom trenutnom zadatku. Pored toga što ćete održavati radni sto i kancelariju urednim i jednostavnim, pametno je da uklonite sve one uobičajene ometače poput telefona, npr.

Ne dozvolite aplikacijama da ometaju vašu koncentraciju dosadnim iskačućim porukama. Isključite obaveštenja ne samo na telefonu, već i na računaru. Takođe, ograničite proveru elektronske pošte i podesite određeno vreme u toku dana za pregledanje mejlova i poruka na društvenim mrežama.

Tajmer – još jedan koristan alat

Pratite koliko vremena trošite na različite zadatke da biste videli oblasti u kojima možete bolje da iskoristite svoje vreme. Kada započnete neki zadatak, pokrenite tajmer, a po završetku ga isključite. Možete da koristite i neku aplikaciju za merenje vremena. Na kraju sedmice i redovnog praćenja postaće vam jasnije koliko vremena trošite na određene zadatke i kako da budete produktivniji.

Primera radi, ako provodite više od jednog sata za proveru pošte, možda možete ograničiti to vreme na 45 minuta, a dodatno (“preostalo”) vreme uložiti u neki zadatak visokog prioriteta.

Uredno radno okruženje je važno

U organizovanoj kancelariji, gde je sve uredno i na svom mestu nećete imati problema da pronađete važna dokumenta ili radne materijale. Samim tim, možete da računate na dosledan i neprekinut tok rada. Stoga se trudite da sve u vašem radnom okruženju bude sortirano i klasifikovano. Papiri, uputstva i pribor koje koristite stalno neka vam budu nadohvat ruke. Pripremite policu ili fioku za arhiviranje završenih projekata, zastarelih lista obaveza i sl. Takođe, redovno dezinfikujte radni sto, provetravajte i čistite kancelariju.

Ne možete očekivati visok stepen produktivnosti ako radite u zagušljivom i neurednom radnom prostoru.

Sortiranje elektronske pošte za digitalni red

Kao što je važno da u kancelariji u kojoj radite bude rad, podjednako je bitno da ne dozvolite “nered” u prijemnom sandučetu svog mejla. Poslovanje u savremenom svetu u velikoj meri se oslanja na online komunikaciju. Većina profesionalaca koristi upravo e-poštu, što za rezultat može da ima mnogo poruka na dnevnom nivou.

Sortiranje imejlova pomaže da glavne i važne poruke uvek stignu do vas, te da ih lakše pronađete i na njih odgovorite. Kreirajte digitalne fascikle u svojoj e-pošti, klasifikujte svoje poruke i svaku kategoriju posebno označite. Tako će svi vaši važni mejlovi biti na jednom mestu.

Nema produktivnosti bez pauza

Na kraju, ne zaboravimo na blagotvorno dejstvo efikasnih pauza. Koliko god sebe smatrali vrednim radnikom ili čak radoholikom, bez kraćih odmora u svakodnevnom radu ne možete da računate na dugoročan uspeh.

Pauze su jednostavan način da zadržite koncentraciju i ostanete produktivni tokom radnog vremena. Umesto preteranog umora i sagorevanja na poslu, dobićete veću motivaciju za rad i često raditi čak i duže. Neka predah od posla bude zaista iskorišćen – užinajte, prošetajte, poslušajte omiljenu pesmu. Rezultat će biti oštriji fokus, veća efikasnost i naravno – bolja poslovna dostignuća.